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听说get这些技能,录单和采购效率提升3倍!
观麦新闻 · 发表时间 2019-10-28

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观麦科技

图 | pexels


食配是个劳动密集型的行业,为了提升效率,分工明确是它的特征,但是当人聚集多的地方,仅靠分工其实并不完全可以解决全部效率问题。


简单举几个例子,比如说以下几件事:


1、团体分工中,上一个环节与下一个环节之间的信息传递的准确性问题。

2、损耗最低而利润最大化

3、解决客户个性化需求的问题。

我们先来看第一个问题,信息传递的准确性。

一般而言,食配企业的主要作业可以简单分为:开发客户、接收订单、采购商品、分拣商品、配送商品、收款。

除去客户开发和收款,这两相对属于可以完全独立运转的部门之外,接收订单、采购商品、分拣商品和配送商品等四个环节,看似是独立运转,实则是一个需要整体协作的团体性行为。

 

团体之间的协作最强有力的武器便是通信,只要是高强度,追求准确性的作业内容,不论是几人之间协作,还是几十人上百人的协作,通信就会是效率的隐形重要因素。


当然我们这里指的通信不是通信工具(比如电话、手机、e-mail),而是指重要信息传递的方式。

我们在近距离的观察食配工作者的时候,经常会发现订单接单员和采购员往往会根据自己的某些偏好来进行信息传递的工作。


更重要的是客户在描述某些需求的时候,有时候往往也会是急促的、模糊的,再加上接单员在描述这些需求的时候,如果使用了个人偏好的记录方式,那么接下来将影响到是采购员在采购在理解上的一些偏差,重要内容的遗漏,再往下就是采购影响分拣,分拣再影响配送,最终这些偏差都会体现在客户收到手的货品上。

电话录单是最容易产生偏差的操作,即便是客户提前直接发送Excel需求表,如果对表格的单位、小数点和特殊需求的描述(比如食材的大小、尺寸、形状等等)不注意的话,在批量的作用下,小问题还是会被放大。

最好的方式自然是全数字化的操作,实现将去人工化录单。多维度的规范订单格式,如此可以解决个人偏好的问题,对于特殊需求,实物照片+数据基本可以解决所有问题。

另外是采购,采购对于企业来说不仅是买点东西,而是食配企业经营的核心环节之一,是企业获取利润的主要来源。采购度企业的产品开发、质量保证、整体供应链以及经营管理,可以说是处处受其影响。

同样,如果不考虑具体商品是什么,采购的本质其实就是将复杂的市场价格信息、质量信息、渠道信息等进行汇总,再站在考虑客户的要求和企业要求的情况下,取得最优方案后将商品带回来。所以采购本质也是对信息集成处理的能力。

第二个问题是,损耗最低而利润最大化。

食材归根究底是个易损耗的商品,所以市面上凡是有一些先进技术能解决损耗问题的企业,都是行业里比较知名的。

但是并不是说,用科技就能完全解决损耗的问题,甚至现在人提倡设备共享,将资源的使用率最大化的理念,反而使企业逐渐不去追求贵重设备的私有,转而向一些内部的管理上的优化,以及采取全面信息化的方式来解决损耗问题。

在利润最大化上我们知道,在市场竞争中,价格的竞争表面上看起来是产品价格高低的竞争,但实际上是成本高低的较量。降低成本有两个主要途径,一是降低生产过程中的消耗,而是降低采购过程中的价格,但实际上对于很多企业来讲,更重要的是降低采购成本。

生产过程中的成本挖掘是很有限的,比较其采购过程中的潜力却大得多。而且由于市场随时在变,因此采购过程中的挖潜可以说是永无止境的。


所以采购管理是对于食配企业来说,是门学问。

优秀的采购员需要掌握的技能还是非常多的,包括业务合同的谈判、签约的程序和方法、企业采购政策和采购程序、了解顾客和供应商的需求、熟练信息化技术、把握综合成本等等。

企业还需要将采购活动按流程细分,所有的市场调查、货比三家、讨价还价的信息资料都必须要定期上报存档。合同管理、供应商管理更是只能加强不能放松。除了货物验收、品质检验等在严密监督采购活动之外,企业最好还需要设立升级本门重点监督。

第三个问题是,解决客户个性化需求。

面对中央厨房性质的企业,净菜加工对原材料的要求峙非常高的,客户除了对品种和新鲜度这些基本的要求,更多的可能是尺寸、形状、重量和色泽等等。


这些录单员和采购员都必须要知道的,采购进来的材料决定了这些要求实现起来的难度,比如对形状要求高的需求,采购时更加要注意食材易切割的属性,对色泽要求时就要更加考虑出场地的问题。

这些问题将会直接影响到加工出来后的食品,能不能符合客户的要求。所以个性化需求的满足有时候靠的并不是单独处理或者个性化处理,在原有的基础之上加强内部管理就可以做得到。

最后,无论如何,企业的采购计划都要达到以下目的:预计采购物料所需的时间和数量,防止供应链终端,营销分拣和配送;避免库存堆积和积压资金的问题;选择有利时机购入物料,雪顶无聊标准,必便管制食材采购的数量和成本。

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